Manfaat Teknologi Informasi Bagi Sekretaris dan Akuntan
Bukan hal baru lagi jika perkembangan Teknologi Informasi
dewasa ini terjadi begitu cepatnya. Mau tidak mau kita harus selalu siap
menghadapi perubahan yang terjadi setiap saat, terlebih lagi setelah
maraknya penggunaan Internet. Bill Gates, pernah mengatakan :
” The internet will sweep over us like a tidal wave drowning everyone in it’s path not prepared to live in an information society”.
” The internet will sweep over us like a tidal wave drowning everyone in it’s path not prepared to live in an information society”.
Internet akan menyapu kita seperti sebuah gelombang pasang yang
menenggelamkan setiap orang yang dilewatinya yang tidak siap untuk hidup
dalam sebuah masyarakat informasi. Barangkali ada baiknya pesan yang
disampaikan seorang Bill Gates itu perlu kita renungkan.
Memang betul, bahwa saat ini kita hidup dalam era informasi. Siapa
yang dapat menguasai informasi lebih cepat maka dialah yang akan lebih
memiliki kesempatan. Mau tidak mau, siap atau tidak siap kita akan hidup
dalam masyarakat informasi.
Bagaimana peran serta manfaat Teknologi Informasi dalam sebuah
perusahaan termasuk untuk para penggeraknya ?Seorang pimpinan perusahaan
perlu kiranya untuk terus mengikuti perkembangan dunia Teknologi
Informasi, terlebih lagi untuk kalangan profesional yang aktivitas
kerjanya selalu berhubungan dengan berbagai sarana, misalnya dengan
komputer plus berbagai programnya. Aktivitas kerja seseorang yang
menggunakan perangkat komputer akan lebih efisien dan efektif bila
mereka betul-betul telah menguasai cara mengoperasikannya. Sebaliknya,
seseorang akan bekerja lebih lamban dengan komputer bila ia kurang
pandai dalam mengoperasikannya.
Seorang Sekretaris dalam sebuah perusahaan, diharapkan selalu tanggap
dan cekatan dalam mengorganisir serta membantu pekerjaan sang pimpinan.
Tugas Sekretaris membantu meringankan tugas pimpinan yang sekaligus
merupakan perpanjangan dari pekerjaan pimpinan. Dengan demikian pimpinan
dapat mengkonsentrasikan diri untuk melakukan tugas manajerial dalam
suatu organisasi atau perusahaan dengan baik.
Untuk menunjang aktivitas kerjanya maka diperlukan sarana penunjang,
seperti komputer. Sang Sekretaris akan lebih mudah untuk melakukan
pengolahan sebuah database yang penting bagi aktivitas sang pimpinan
jika ia mampu mengoperasikan program yang dikhususkan bagi pengolahan
data seperti Microsoft Access dan lain sebagainya. Pengaturan jadwal
kegiatan yang harus dijalani oleh sang pimpinan akan dapat lebih tertata
dengan baik, lengkap dan mudah dikelola oleh sang Sekretaris apabila ia
menguasai program yang khusus dirancang untuk mempermudah pekerjaannya,
seperti Microsoft Outlook/ Express atau program lainnya. Begitupula
perannya yang cukup strategis dalam membina hubungan dengan
relasi-relasi penting. Bukankah akan lebih mudah, efisien dan efektif
jika seorang Sekretaris memanfaatkan kegunaan Electronic Mail (E-mail)
dalam membantu aktivitasnya?.
Selain itu ketatnya persaingan antar perusahaan serta berbagai
informasi yang berkaitan dengan inovasi perusahaan kompetitor patut
diketahui pula oleh seorang Sekretaris, ia tidak hanya berperan sebagai pendamping
sang pimpinan saja. Melainkan diperlukan juga sebagai orang yang mampu
memberikan pemikirannya dalam merumuskan sebuah keputusan yang akan
diambil oleh sang pimpinan.
Jadi bagaimana mungkin seorang Sekretaris dapat berperan lebih
optimal, jika internet saja masih merupakan hal yang asing baginya ?
Belum lagi kecenderungan e-commerce yang tengah berkembang.
Begitu pula dengan seorang Akuntan yang berfungsi untuk melakukan pengidentifikasian, pencatatan segala kejadian-kejadian atau transaksi dalam sebuah perusahaan hingga menyajikannya dalam sebuah laporan keuangan guna dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Hal tersebut akan dapat lebih mudah dan cepat disajikan apabila seorang Akuntan tersebut juga menguasai dalam mengoperasian sebuah program yang menunjang bagi pengolahan transaksi yang terjadi dalam aktivitas perusahaan, hingga menjadi sebuah laporan keuangan.
Begitu pula dengan seorang Akuntan yang berfungsi untuk melakukan pengidentifikasian, pencatatan segala kejadian-kejadian atau transaksi dalam sebuah perusahaan hingga menyajikannya dalam sebuah laporan keuangan guna dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Hal tersebut akan dapat lebih mudah dan cepat disajikan apabila seorang Akuntan tersebut juga menguasai dalam mengoperasian sebuah program yang menunjang bagi pengolahan transaksi yang terjadi dalam aktivitas perusahaan, hingga menjadi sebuah laporan keuangan.
Saat ini banyak sekali program yang disediakan bagi para professional
yang ingin menyajikan sebuah laporan keuangan. Berbagai program
dirancang sesuai dengan kebutuhan serta jenis perusahaan yang bergerak
dalam bidang industri, Perusahaan dagang, maupun jasa. Selain itu bisa
disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang berskala besar maupun kecil.
Beberapa program yang dirancang dan mulai banyak digunakan khusus
mengolah transaksi sebuah perusahaan antara lain seperti MYOB
Accounting, Dac Easy Accounting for Windows (DEA), Sofi, Accpac Simply
Accounting, Quicken, Peacthree, Ubs, Crystal Report dan lain sebagainya.
Sebagai contoh, MYOB Accounting yang merupakan salahsatu program
komputer Akuntansi terpadu standar dengan berbasis Windows dari MYOB
Limited. Produk yang dikeluarkan oleh MYOB antara lain seperti MYOB
Accounting (plus), MYOB Premier Acounting, MYOB Asset Manager dan MYOB
Retail Manager. Software tersebut cocok diterapkan untuk kondisi bisnis
di Indonesia untuk skala kecil maupun menengah. Berbagai keunggulan yang
dimilikinya adalah penggunaan yang relatif mudah dan dapat dikuasai
dalam waktu relatif singkat, menampung transaksi hingga milyaran rupiah,
serta direkomendasi dapat diterapkan pada 105 jenis perusahaan. Begitu
pula dengan program Akuntansi lainnya yang memiliki berbagai
kelebihannya masing-masing.
Belum lagi dengan tren keterbukaan yang dilakukan oleh
perusahaan-perusahaan saat ini dengan menampilkan laporan keuangannya
(Annual Report) dalam sebuah web site yang dimiliki oleh perusahaan
tersebut. Keterbukaan dalam menyajikan laporan keuangan perusahaan
sangat diperlukan bagi pihak-pihak yang berkepentingan seperti para
investor atau pemilik modal, kreditor/bank, kalangan akademik, dan lain
sebagainya. Dengan disajikannya laporan keuangan dalam sebuah web site
yang dikelola oleh suatu perusahaan tentu diperlukan seorang Akuntan
yang sekaligus memiliki pengetahuan dalam pengelolalan sebuah web site.
Dari dua contoh diatas, baik seorang Sekretaris maupun Akuntan tetap
dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan Teknologi Informasi demi
menunjang aktivitas kerja sehari hari, tak terlepas juga bagi profesi
lainnya.
Lalu bagaimana caranya menjadi seorang Akuntan dan Sekretaris yang
selalu mengikuti perkembangan Teknologi Informasi ? Mudah saja, bagi
seorang Akuntan, maka tinggal menggabungkan antara prinsip-prinsip
standar Akuntansi yang berlaku kemudian pelajari beberapa program yang
banyak digunakan saat ini. Selain itu penggunaan internet akan banyak
membantu anda mendapatkan informasi guna meningkatkan wawasan anda
sebagai seorang Akuntan maupun Sekretaris.
Sumber data : http://ujanghidayatute.wordpress.com/2010/09/03/it-manfaat-teknologi-informasi-bagi-sekretaris-dan-akuntan/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar